Neben der "inneren Motivation" von Führungskräften, die Abläufe in einem Unternehmen transparent darzustellen und zu optimieren, spielen in der Hauptsache äußere Einflüsse eine große Rolle für die Entscheidung zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems.

Zu nennen sind hier zum Beispiel die Erfüllung etwaiger gesetzlicher Auflagen oder die Begrenzung möglicher haftungstechnischer Risiken. Häufigster Grund ist jedoch die von Kunden gestellte Forderung zur Einführung eines QM-Systems, als Bedingung für eine Aufnahme bzw. eine weitere Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung. Diese Forderung ist insbesondere für KMU häufig mit größeren Problemen verbunden, da sie im Normalfall nicht über das erforderliche Wissen bzw. die erforderlichen Personalkapazitäten verfügen, um die QM-Einführung problemlos parallel zum Tagesgeschäft zu bewältigen.

Die ISO-9000er Reihe hat sich dabei weltweit als Standard für Qualitätsmanagementsysteme durchgesetzt.

Nach der sogenannten "großen Revision" im Jahr 2000 eignet sich der Normaufbau nun uneingeschränkt für die universelle Anwendung in der Industrie, wie auch in allen anderen denkbaren Bereichen, insbesondere der Dienstleistungsbranche.

Die ISO 9001:2000 liefert nunmehr nützliche Werkzeuge zur Strukturierung einer Organisation und zum Aufbau eines QM-Systems. Auf Grundlage des nunmehr sehr praxisnahen, sogenannten "prozessorientierten Ansatz" werden Abläufe eines Unternehmens unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen beschrieben. Hierbei werden zusätzlich die verschiedenen Wechselwirkungen innerhalb eines Unternehmens berücksichtigt. Diese können beispielsweise die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die Steigerung der Mitarbeitermotivation, die optimale Gestaltung von Produktionsabläufen oder auch die Berücksichtigung von Umweltschutz- oder Arbeitssicherheitsaspekten sein.